Las nuevas tecnologías se están imponiendo cada vez con más fuerza, y no solo en el sector privado sino que también las Administraciones están cambiando la forma en la que nos relacionamos con ellas o accedemos a la información. Incluso a nivel legal también se ha modificado la actividad de muchas empresas y organismos públicos. El uso de la factura electrónica es un ejemplo de ello.
Desde el 1 de enero de 2015 es obligatorio que todas las facturas emitidas a las Administraciones Públicas sean electrónicas. Desde entonces han convivido ambos sistemas de facturación, electrónica y tradicional, pero cada vez son menos los Ayuntamientos o entidades públicas que aceptan la recepción de facturas en papel a través del Registro de Entrada.
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es una factura con los mismos efectos legales que una factura en papel, pero que se expide y recibe en formato electrónico. Las facturas electrónicas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:
- La legibilidad de la factura.
- La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
- La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).
En el caso de la factura electrónica:
La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.
La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas. Las más sencilla y habitual es mediante la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
Ventajas de la factura electrónica
Los beneficios específicos de la factura electrónica son:
- acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
- reducir errores humanos;
- eliminar costes de impresión y envío postal;
- facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
- reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
- mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
- facilitar la lucha contra el fraude;
- subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
- y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Durante el primer semestre de 2016, y según la última edición del Estudio de Implantación de la Factura Electrónica en España elaborado por Seres, el volumen total de facturas electrónicas emitidas en el primer semestre de 2016 se había incrementado casi un 26% con respecto al mismo semestre del año anterior.
Las comunidades que más han aumentado la facturación electrónica en el ejercicio pasado fueron Cataluña, la Comunidad de Madrid y Andalucía. A la cola se sitúan las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla, Cantabria y Extremadura.
¿Cómo puedo generar la factura electrónica?
Existen multitud de softwares que permiten generar la factura en el formato electrónico. Nosotros ponemos a tu disposición uno de ellos. Podrás utilizarlo para emitir todas tus facturas y generar cada una de ellas en el formato que necesites (electrónico, papel, pdf). ¿Te gustaría probarlo? Si quieres te damos acceso al software (como usuario demo) para que puedas comprobar todos los detalles que te interesen.
Si lo prefieres también podemos ocuparnos nosotros de tu facturación. Estamos aquí para ayudarte. ¡Llámanos!